TUGAS MAKALAH MANAJEMEN MUTU
LAURENT
244.308.014
ALIH PROGRAM BP3IP-STMT TRISAKTI
PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2000
A. Pendahuluan
Dalam lingkungan bisnis yang rumit dan kompetitif secara global sekarang ini, tujuan-tujuan organisasi, seperti pertumbuhan dan profitabilitas, telah digabungkan dengan manajemen risiko baru yang tidak dapat tidak harus dilakukan. Organisasi-organisasi kini memilih untuk beroperasi dalam kerangka kerja manajemen risiko yang komprehensif, yang melindungi marjinal keuntungan dan kepentingan-kepentingan lain stakeholder yang kritis. Banyak organisasi yang membuahkan sukses dalam mencapai hasil ini dengan mengimplementasikan suatu pendekatan manajemen terpadu melalui suatu Sistem Manajemen Bisnis, yang diakui di seluruh dunia sebagai ISO 9001.
Mengapa ISO 9001 merupakan Standar Manajemen Bisnis yang paling terkenal di dunia? Pendekatan ISO 9001 memberikan suatu kerangka kerja yang komprehensif untuk menjadi tempat tumpuan proses-proses yang membantu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan utama bisnis. ISO 9001 telah mendapat pengakuan luas secara internasional karena telah mengeluarkan hampir sejuta sertifikat ke seluruh dunia. Sistem-sistem manajemen yang memenuhi persyaratan bisnis ISO 9001 telah diterapkan di segala macam industri, dari organisasi-organisasi manufaktur sampai ke layanan profesional. Tingkat pengakuan dan penerimaan ini merupakan cermin dari fleksibilitas dan nilai praktis yang telah terbukti dan yang telah diberikan kepada berbagai macam bisnis.
B. Sistem Manajemen Mutu
1. Manajemen Mutu
Pengertian Manajemen Mutu menurut konsep ISO 9001:2000 adalah “sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu”.
Sistem Manajemen Mutu juga berarti:
• Suatu tatanan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran-sasaran mutu yang direncanakan.
• Sistem manajemen mutu, tatanan yang menjamin kualitas output dan proses pelayanan/produksi.
2. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
“Persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai”
3. Mutu
Pengertian Mutu
• Arti konvensional mutu adalah: gambaran karakteristik langsung dari suatu produk (dari segi performa, reabilitas, mudah digunakan, estetis,dll).
• Arti stratejik : segala sesuatu yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.
Pengertian MUTU (ISO 9000:2000)
“Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan”*
• Derajat : Kategori / peringkat yang diberikan pada persyaratan mutu, yang dapat berbeda pada suatu produk / proses / sistem yang memiliki kegunaan fungsional yang sama.
• Karakteristik : bisa diberikan pada produk/ proses / sistem dalam wujud kualitatif atau kuantitatif.
• Inheren : sesuatu yang diberikan atau ditambahkan sesuai persyaratan.
• Persyaratan : kebutuhan atau harapan yang dinyatakan.
4. Persepsi salah tentang Mutu
• Bermutu adalah standar tinggi yang sulit dicapai
• Mutu hanya dapat dilihat dari hasil kerja
• Mutu hanya menjadi tanggungjawab bagian tertentu
• Mutu terbatas pada produk barang atau produk fisik
• Bermutu berarti “mahal”
5. Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9001:2000
diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok pro¬duk, sehingga akan mempengaruhi bagaimana produk itu didesain, diproduksi, dirakit, ditawarkan, dan lain-lain.
The International Organization for Standardization (ISO) Techni¬cal Committee (TC) 176 bertanggung jawab untuk standar-standar sistem manajemen kualitas ISO 9000 (lihat www.iso.ch). Sejak penama kali dikeluarkan srandar-standar ISO 9000 pada tahun 1987, ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun, guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to date dan relevan untuk organisasi. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000. Dengan demikian standar ISO 9000 yang terbaru (edisi terakhir) ketika buku ini ditulis adalah ISO 9000 versi tahun 2000.
ISO 9000 Versi Tahun 2000 mencakup beberapa seri berikut:
1. ISO 9000: 2000 QMS - Fundamentals and vocabulary replacing ISO 8402 and ISO 9000-1
2. ISO 9001: 2000 QMS - Requirements replacing the 1994 versions of ISO 9001, 9002, and 9003
3. ISO 9004: 2000 QMS - Guidance for performance improvement replacing ISO 9004 with most parts
4. ISO 19011 Guidance for auditing management systems replacing ISO 10011 and 14011
Perubahan yang signifikan dalam ISO 9001 versi tahun 2000 (ISO 9001: 2000) dibandingkan dengan ISO 9001 versi tahun 1994 (ISO 9001: 1994) adalah penggantian 20 elemen standar menjadi suatu model proses.
Model proses dari ISO 9001: 2000 terdiri dari lima bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen organisasi, sebagai berikut:
1. Sistem manajemen kualitas (Bagian 4 dari ISO 9001: 2000)
2. Tanggung jawab manajemen (Bagian 5 dari ISO 9001:2000)
3. Manajemen sumber daya (Bagian 6 dari ISO 9001: 2000)
4. Realisasi produk (Bagian 7 dari ISO 9001: 2000)
5. Analisis, pengukuran dan peningkatan (Bagian 8 dari ISO 9001: 2000)
C. Standarisasi Sistem Mutu
1. Manfaat Penerapan Sistem Mutu
ISO 9001: 2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana organisasi yang di-kontrak itu bertanggung Jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi.
ISO 9001: 2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang hams dipenuhi oleh produk (barang dan atau jasa). Tidak ada kriteria penerimaan produk dalam ISO 9001: 2000, sehingga kita tidak dapat menginspeksi suatu produk terhadap standar-standar produk. ISO 9001: 2000 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Dengan demikian apabila ada perusahaan yang mengiklankan bahwa produknya telah memenuhi standar internasional, itu merupakan hal yang salah dan keliru, karena seyogianya mana¬jemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa sistem manajemen kualitasnya yang telah memenuhi standar inter¬nasional, bukan produk berstandar internasional, karena tidak ada kriteria pengujian produk dalam ISO 9001: 2000.
Bagaimanapun diharapkan, biasanya tidak selalu bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional akan berkualitas baik (standar).
2. Yang perlu diperhatikan dalam sertifikasi sistem manajemen ISO 9001:2000
a. Audit Internal
Audit Internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan keharusan dalam penerapan standar ISO 9001:2000, yang bertujuan untuk memantau sistem mutu dengan melakukan verifikasi kesesuaian dan keefektifitan kegiatan penerapan standar acuan serta kebijakan-kebijakan yang sudah ditentukan. Kegiatan audit internal ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab wakil manajemen (WM).
b. Surveilen
Sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dengan pihak lembaga sertifikasi, kegiatan surveilen diprogramkan akan dilakukan setidaknya dua kali dalam setahun oleh lembaga sertifikasi.
c. Evaluasi Kerja
Evaluasi kerja ini dilakukan sebagai wahana bagi organisasi dalam memperoleh masukkan dari mitra kerja dalam memberikan pelayanannya.
Evaluasi dilakukan melalui beberapa cara antara lain :
1. Wawancara langsung dengan mitra kerja.
2. Mengirimkan daftar isian (kuesioner) kepada mitra kerja yang telah mendapatkan pelayanan.
d. Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen ini dilakukan dalam bentuk rapat lengkap yang dipimpin langsung oleh pimpinan puncak.
e. Materi-materi pokok yang untuk dilakukan pengkajian antara lain :
1. Kegiatan audit internal
2. Tindakan perbaikan
3. Hasil evaluasi kerja
4. Isue-isue lain yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001:2000
Standarisasi menjadi sangat penting, karena sebagai pembeli atau pengguna suatu produk ,tentunya kita akan kecewa bila produk yang telah dibeli tersebut ternyata memiliki kualitas yang buruk,tidak layak pakai. Sebaliknya bila produk yang dibeli telah memenuhi keinginan dan harapan, kita akan merasakan kenyamanan tersebut sebagai hal yang wajar.
Sistem mutu seperti ISO 9000,TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldridge adalah suatu sistem yang teruji dan terbukti luas di dunia. Salah satu keuntungan penerapan suatu sistem mutu tersebut yaitu tidak perlu lagi membuat suatu standar sistem mutu yang baru, yang perlu dilakukan hanyalah mengadaptasi sistem tersebut untuk disesuaikan dengan model bisnis dan kondisi perusahaan.
Dengan penerapan suatu sistem mutu tertentu seperti ISO 9000, QS-9000, atau yang lain, tentunya akan membawa dampak positif bagi bisnis, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang kita sediakan. Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain. Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalkan biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan perusahaan secara signifikan.
D. KESIMPULAN
Dengan tingkat persaingan bisnis yang ketat, perusahaan harus memiliki produk atau layanan dengan mutu yang baik dan tinggi agar tetap dapat meningkatkan nilai kompetitif perusahaan. Mutu yang baik hanya bisa dihasilkan oleh perusahaan yang memiliki sistem manajemen mutu yang handal. Tapi sistem manajemen mutu hanyalah sebuah alat yang membantu untuk bekerja secara lebih efektif dan efisien. Ukurlah keberhasilan perusahaan dengan tingkat kepuasan konsumen pada produk atau layanan yang diberikan, bukan dari keberhasilan untuk mendapatkan sertifikasi suatu standar sistem mutu tertentu. Dan perlu diingat, produk dan layanan perusahaan yang akan menciptakan konsumen dan pendapatan, bukan sistem manajemen mutu yang dipergunakan.
DAFTAR PUSTAKA
EFANSYAH, NOOR. 2006. MODUL PELATIHAN ISO 9001:2000. FOCUS, JAKARTA
ISO 9001:2000 AND CONTINUAL QUALITY IMPROVEMENT
>