Friday, June 5, 2009

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2000

TUGAS MAKALAH MANAJEMEN MUTU
TAUFIK HIDAYAT
244308015
ALIH PROGRAM BP3IP-STMT TRISAKTI


PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2000

A. Penerapan Sistem Manajemen Mutu
1. Sistem Manajemen Mutu : Antara kebutuhan dan Keharusan
Tantangan global yang dihadapi dunia tidak dapat dihindari baik sector pemerintahan maupun swasta,mau tidak mau semua pihak dituntut untuk mempersiapkan diri untuk mampu bertahan dalam menghadapi kondisi tersebut. Untuk itu ,suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta perlu menyiapkan kerangka sistem mutu lembaganya kearah yang diinginkan sesuai dengan tujuan akhir yang ditetapkan oleh lembaga tersebut.
Untuk menggapai isu tersebut diatas, salah satu standar sistem manajemen mutu yang telah berkembang di negara maju dan bahkan di negara-negara berkembang adalah ISO 9001-2001. Standar ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi, yang selanjutnya sudah diadopsi oleh Indonesia menjadi SNI 19-9001-2000
2. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2000
Perkembangan penerapan standar ini pada organisasi-organisasi di Indonesia menunjukkan angka yang cukup signifikan, hal ini menunjukkan bahwa standar ini sudah mulai akrab dan diakui manfaatnya bagi suatu organisasi. Hasil riset sebuah lembaga di Amerika Serikat Komisi Keselamatan Produk memperkirakan bahwa kematian, kecelakaan, dan kerusakan yang ditimbulkan akibat pemakaian produk konsumen yang tidak sempurna telah membebani negara lebih dari 700 miliar dolar per tahunnya.
Berdasarkan fakta-fakta tersebut maka tidak mengherankan jika perusahaan-perusahaan saat ini berusaha keras untuk menerapkan sistem manajemen mutu yang diharapkan akan membantu mereka dalam meningkatkan mutu produk/layanan yang dihasilkan, mengontrol biaya-biaya, mengurangi kerusakan dan cacat pada produk, meningkatkan kepuasan konsumen, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.
B. Mutu
1. Mutu penting bagi organisasi
Pengertian tentang mutu atau kualitas ini pada awalnya bersifat netral dan secara perlahan bergerak kearah yang lebih positif, yang diyakini bahwa upaya untuk meningkatkan mutu akan menyibukkan berbagai pihak selama beberapa globalisasi ini.
2. Proses Sertifikasi
Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terdapat suatu organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang menjadi acuannya. Adanya sertifikasi ini memberikan bukti bahwa standar benar-benar sudah diterapkan,tetapi sertifikasi bukan menjadi tujuan akhir, sebab banyak organisasi yang mengejar sertifikasi tanpa disertai upaya untuk melakukan peningkatan atas kinerja sistemnya.
Ada tiga hal mendasar yang sangat tingkat kesuksesan suatu produk, yaitu harga, ketersediaan, dan mutu/kualitas. Makna mutu atau kualitas suatu produk atau layanan sendiri erat kaitannya dengan tingkat kesempurnaan, kesesuaian dengan kebutuhan, bebas dari cacat, ketidaksempurnaan, atau kontaminasi, serta kemampuan dalam memuaskan konsumen. Konsumen adalah pihak yang paling tepat dan adil dalam menilai masalah mutu dari produk atau layanan yang kita sediakan. Anda akan dapat menilai tingkat kepuasan konsumen terhadap produk anda melalui berbagai cara, seperti feedback langsung dari konsumen, atau juga bisa dilihat dari tingkat kerugian penjualan, turunnya market share, dan pada akhirnya adalah kerugian bisnis. Pada pasar tingkat persaingan usaha sangat ketat, mutu dari suatu produk atau layanan yang ditawarkan akan memiliki peranan yang sangat strategis terhadap perkembangan bisnis.
C. Sistem Manajemen Mutu
1. Langkah-langkah dasar menerapkan ISO secara nasional dan Internasional sebagai berikut :
a. Organisasi menetapkan komitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu.
b. Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001-2000 pada unit-unit organisasi yang telah ditetapkan..
c. Penetapan lembaga sertifikasi. Pertimbangan utama dalam melakukan penunjukkan lembaga sertifikasi antara lain status akreditasi, kredibilitas dan pengakuan atas lembaga sertifikasi.
d. Penilaian semua aspek manajemen dan pelaksanaan kegiatan. Penilaian dilakukan dalam 2(dua) bentuk yaitu penilaian/Audit internal dan penilaian eksternal yang dilakukan oleh tim auditor dari lembaga Sertifikasi Independen.
e. Pemberian Sertifikasi ISO 9001:2000. Sertifikasi dapat diberikan apabila organisasi dianggap layak dan memenuhi criteria yang ditetapkan dalam standar ISO 9001:2000 serta sudah tidak ditemukan lagi ketidaksesuaian yang masuk dalam kategori MAJOR. Masa berlakunya sertifikat ini adalah selama 3 (tiga) tahun setelah diterimanya sertifikat.
f. Surveilin/Pengawasan ulang. Dilaksanakan setiap 6(enam) bulan sekali setelah diterimanya sertifikat yang dimaksud untuk mengevaluasi efektifitas penerapan ISO 9001:2000 serta apabila terjadi perubahan/perkembangan yang dilakukan dalam penerapan sistem.
D. Standarisasi Sistem Mutu
1. Manfaat yang dapat diambil dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 sebagai berikut :
a. Meningkatkan semangat kerja karyawan karena adanya kejelasan kerja sehingga tercapai efisiensi.
b. Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang terdokumentasi.
c. Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku diseluruh organisasi.
d. Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja.
2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sertifikasi sistem manajemen ISO 9001:2000
a. Audit Internal
Audit Internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan keharusan dalam penerapan standar ISO 9001:2000, yang bertujuan untuk memantau sistem mutu dengan melakukan verifikasi kesesuaian dan keefektifitan kegiatan penerapan standar acuan serta kebijakan-kebijakan yang sudah ditentukan. Kegiatan audit internal ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab wakil manajemen (WM).
b. Surveilen
Sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dengan pihak lembaga sertifikasi, kegiatan surveilen diprogramkan akan dilakukan setidaknya dua kali dalam setahun oleh lembaga sertifikasi.
c. Evaluasi Kerja
Evaluasi kerja ini dilakukan sebagai wahana bagi organisasi dalam memperoleh masukkan dari mitra kerja dalam memberikan pelayanannya.
d. Evaluasi dilakukan melalui beberapa cara antara lain :
1. Wawancara langsung dengan mitra kerja.
2. Mengirimkan daftar isian (kuesioner) kepada mitra kerja yang telah mendapatkan pelayanan.
e. Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen ini dilakukan dalam bentuk rapat lengkap yang dipimpin langsung oleh pimpinan puncak.
f. Materi-materi pokok yang diangkat untuk dilakukan pengkajian antara lain :
1. Kegiatan audit internal
2. Tindakan perbaikan
3. Hasil evaluasi kerja
4. Isue-isue lain yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001:2000
Standarisasi menjadi sangat penting, karena sebagai pembeli atau pengguna suatu produk ,tentunya kita akan kecewa bila produk yang telah dibeli tersebut ternyata memiliki kualitas yang buruk,tidak layak pakai. Sebaliknya bila produk yang dibeli telah memenuhi keinginan dan harapan, kita akan merasakan kenyamanan tersebut sebagai hal yang wajar.
Sistem mutu seperti ISO 9000,TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldridge adalah suatu sistem yang teruji dan terbukti luas di dunia. Salah satu keuntungan penerapan suatu sistem mutu tersebut yaitu tidak perlu lagi membuat suatu standar sistem mutu yang baru, yang perlu dilakukan hanyalah mengadaptasi sistem tersebut untuk disesuaikan dengan model bisnis dan kondisi perusahaan. Denagn penerapan suatu sistem mutu tertentu seperti ISO 9000, QS-9000, atau yang lain, tentunya akan membawa dampak positif bagi bisnis, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang kita sediakan. Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain. Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalkan biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan perusahaan secara signifikan.
E. Kesimpulan
Pada pasar dengan tingkat persaingan bisnis yang ketat, perusahaan harus memiliki produk atau layanan dengan mutu yang baik dan tinggi agar tetap dapat meningkatkan nilai kompetitif perusahaan. Mutu yang baik hanya bisa dihasilkan oleh perusahaan yang memiliki sistem manajemen mutu yang handal. Tapi sistem manajemen mutu hanyalah sebuah alat yang membantu untuk bekerja secara lebih efektif dan efisien. Ukurlah keberhasilan perusahaan dengan tingkat kepuasan konsumen pada produk atau layanan yang diberikan, bukan dari keberhasilan untuk mendapatkan sertifikasi suatu standar sistem mutu tertentu. Dan perlu diingat, produk dan layanan perusahaan yang akan menciptakan konsumen dan pendapatan, bukan sistem manajemen mutu yang dipergunakan.
DAFTAR PUSTAKA
EFANSYAH, NOOR. 2006. MODUL PELATIHAN ISO 9001:2000. FOCUS, JAKARTA
ISO 9001:2000 AND CONTINUAL QUALITY IMPROVEMENT