Friday, June 5, 2009

LEAN DALAM ORGANISASI PELAYANAN

TUGAS MANDIRI “MANAJEMEN MUTU”
Admi Satria – NIM : 244308010
Alih Program BP3IP – STMT TRISAKTI


Dalam dunia manufaktur teknik – teknik seperti Just In Time, Kaizen (upaya peningkatan terus-menerus), One-piece flow, jidoka (otomasi dengan sentuhan manusia) dan heijunka (ratakan beban kerja) adalah teknik – teknik yang telah membantu melahirkan revolusi “Lean Manufacturing” yang diperkenalkan oleh Toyota dan lebih dikenal dengan nama “Toyota Production System”.
Konsep dasar dari Lean adalah suatu upaya terus menerus (continuous improvement efforts) untuk menghilangkan pemborosan (waste), meningkatkan nilai tambah (value added) produk (barang/jasa) agar memberikan nilai tambah kepada pelanggan. Lean dapat juga diartikan sebagai suatu filosofi bisnis yang berlandaskan pada minimasi penggunaan sumber – sumber daya (termasuk waktu) dalam berbagai aktifitas perusahaan melalui upaya perbaikan terus-menerus yang berfokus pada identifikasi dan eleminasi aktifitas-aktifitas yang tidak bernilai tambah (non-value adding activities) dalam desain, produksi (manufaktur) atau operasi (jasa), supply chain management yang berkaitan langsung dengan pelanggan.
Dalam perusahaan manufaktur, untuk mencapai lean diperlukan suatu pola pikir yang terfokus pada membuat produk mengalir melalui proses penambahan nilai tanpa interupsi (one-piece flow), suatu sistem tarik (pull system) yang berawal dari permintaan pelanggan , dengan hanya menggantikan apa yang diambil oleh proses berikutnya dalam interval waktu yang singkat dan budaya perbaikan, peningkatan terus-menerus.Taichi Ohno menjelaskan lebih ringkas melalui : “segala yang kami lakukan hanyalah mengamati garis waktu sejak pelanggan memberikan pesanannya hingga saat kami mengumpulkan uang tunai. Dan kami mengurangi garis waktu tersebut dengan menyingkirkan pemborosan yang tidak memberikan nilai tambah”.

Lean dalam Organisasi Pelayanan
Sekarang ini, sehubungan dengan perubahan iklim ekonomi dan perdagangan dunia, struktur dari kebanyakan perusahaan juga berubah. Pertumbuhan industri pelayanan dengan cepat menyaingi pertumbuhan industri manufaktur.
4 (empat) Karakteristik industri /organisasi jasa/pelayanan :
1. Sulit dimengerti / dipahami
Produk dalam bentuk jasa dapat dikonsumsi dan dirasakan, tetapi tidak dapat diukur secara objektif seperti produk manufaktur. Oleh karena itu biasanya terdapat perbedaan sudut pandang antara penyedia jasa dan pelanggan.
2. Relatif (tidak tetap)
Ini berarti produk jasa tersebut dikerjakan oleh manusia, sehingga kualitas jasa tersebut mungkin berubah tergantung dari perbedaan waktu, pekerja dan penilaian pelanggan.
3. Tidak seperti produk barang (manufaktur), produk jasa tidak dapat di inventariskan. Jasa diberikan segera saat ada permintaan dari pelanggan. Saat tidak ada permintaan, jasa pun tidak ada.
4. Tidak dapat dipisahkan
Pemberian dan penggunaan jasa hampir dapat diselesaikan bersamaan. Oleh karena itu interaksi antara penyedia dan pelanggan merupakan peran penting dalam penilaian kualitas pelayanan. Pelanggan mengevaluasi jasa tersebut bersamaan saat pelanggan tersebut menerima jasa.
Masalah Mengenali Alur Proses dalam Organisasi Pelayanan.
Dalam organisasi teknik dan pelayanan, karyawan duduk didepan meja dan bekerja komputer dan sibuk bergerak dari tugas satu ke tugas lain. Akan sangat sulit memahami alur kerja jika menggunakan cara yang sama jika memetakan alur produk fisik pada saat dia sedang diproses. Dalam organisasi pelayanan/jasa, pekerjaan sering diorganisasikan sekitar proyek yang sangat bervariasi dalam ukuran, tingkat kerumitan, jumlah orang yang terlibat dan lead time. Namun jika dimulai dengan pelanggan, menentukan nilai dan kemudian memetakan proses yang memberikan nilai tambah kepada pelanggan, identifikasi aliran kerja akan lebih mungkin dilakukan.
Ilustrasi suatu value stream dari proses verifikasi account





penun-
daan tinjauan
ulang



Dalam kasus diatas pemborosan sebagian besar adalah informasi yang menunggu dalam antrean untuk ditindak lanjuti oleh seseorang. Karyawan bekerja dengan iramanya masing-masing dan tidak ada kordinasi antar proses sehingga terjadi penumpukan barang, sering kali barang ini berupa informasi yang sulit ditentukan jumlahnya. Tumpukan barang itu akan menyebabkan proses tertunda (penundaan waktu).
Lima langkah dalam menciptakan alur dalam organisasi teknis dan pelayanan :
1. Mengidentifikasikan nilai produk (barang/jasa) berdasarkan sudut pandang pelanggan.
2. Mengidentifikasikan value stream process mapping (pemetaan proses pada value stream) untuk setiap produk (barang/jasa).
3. Menghilangkan pemborosan yang tidak bernilai tambah dari semua aktivitas sepanjang proses value stream itu.
4. Mengorganisasikan agar material, informasi, dan produk mengalir secara lancar dan efisien dengan menggunakan sistem tarik (pull system).
5. Mencari terus-menerus teknik-teknik dan alat-alat peningkatan untuk mencapai keunggulan dan peningkatan terus-menerus.



Referensi
LIKER, K., JEFFREY (2008),”The Toyota Way”
Jiang, Jui-Chin,”Itegration Of Six Sigma And Lean Production System For Service Industry”
Gaspersz, Vincent (2008), “The Executive Guide To Implementing Lean Six Sigma”