“PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001-2000”

TUGAS MAKALAH MANAJEMEN MUTU
MUHAMMAD ARIF
244 308 003
ALIH PROGRAM BP3IP-STMT TRISAKTI

Daftar Isi

A. Sistem Manajemen Mutu: Antara Kebutuhan dan Keharusan…………………………. hal. 1
1. Sistem Manajemen Mutu: Antara Kebutuhan dan Keharusan…………………….. hal. 1
2. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000,……………………………………… hal. 2
B. Mutu, …………………………………………………………………………………………………………………………. hal. 2
1. Mutu penting bagi Organisasi, …………………………………………………………………………….. hal. 2
2. Proses Sertifikasi, …………………………………………………………………………………………………. hal. 3
C. Sistem Manajemen Mutu, ………………………………………………………………………………………….. hal. 4
1. Langkah-langkah dasar menerapkan ISO, …………………………………………………………….. hal. 4
D. Standarisasi Sistem Mutu, ………………………………………………………………………………………….. hal. 6
1. Manfaat yang dapat diambil Penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2000, ……………………………………………………………………………………………………. hal. 6
2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sertifikasi sistem Manajemen
ISO 9001:2000, ……………………………………………………………………………………………………. hal. 6
E. Kesimpulan, ……………………………………………………………………………………………………………… hal. 9
F. Daftar Pustaka, …………………………………………………………………………………………….. hal.10

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

A. Penerapan Sistem Manajemen Mutu
1. Sistem Manajemen Mutu: Antara Kebutuhan dan Keharusan
Tantangan global yang dihadapi dunia tidak dapat dihindari baik sector pemerintah maupun swasta, mau tidak mau semua pihak dituntut untuk mempersiapkan diri untuk mampu bertahan (survive) dalam menghadapi kondisi tersebut. Seiring dengan globalisasi ini, standarisasi manajemen telah menjadi isu utama lebih khusus lagi standarisasi sistem manajemen mutu.Untuk itu, suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta perlu menyiapkan kerangka sistem mutu lembaganya kearah yang diinginkan sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir yang ditetapkan oleh lembaga tersebut, dalam pengertian bahwa tujuan atau sasaran mutu dari sautu lembaga mampu mencapai kesesuaian dengan keinginan yang diharapkan dari pelanggan atau mitra kerja lembaga tersebut.
Menggapai isu tersebut diatas,salah satu standar sistem manajemen mutu yang telah berkembang di Negara maju dan bahkan di Negara-negara berkembang adalah ISO 9001-2000. Standar ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi ini dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektifitas dan efesien sauatu organisasi. Standar ini merupakan salah satu standar yang diakui secara internasional, yang selanjutnya sudah diadopsi oleh Indonesia menjadi SNI 19-9001-2000.


2. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2000
Merupakan suatau hal yang dianggap masih relative baru Indonesia. Namun karena tuntutan masyarakat serta kondisi yang ada, Nampak perkembangan penerapan standar ini pada organisasi-organisasi di Indonesia menunjukkan angka yang cukup signifkan. Hal ini menunjukkan vabhwa standar ini sudah mulai akrab dan diakui manfaatnya bagi suatu organisasi.
bererapa tahun lalu, dari hasil riset sebuah lembaga di Amerika Serikat diketahui bahwa lebih dari 50% produk dan komponen yang dihasilkan oleh perusahaan mempunyai cacat atau kerusakan, dan untuk perusahaan yang bergerak di bidang teknologi tinggi, otomotif, dan aerospace angkanya lebih mencengangkan lagi yaitu mencapai lebih dari 75%. Komisi Keselamatan Produk Konsumen Amerika bahkan memperkirakan bahwa kematian, kecelakaan, dan kerusakan yang ditimbulkan akibat pemakaian produk konsumen yang tidak sempurna telah membebani negara lebih dari 700 miliar dolar per tahunnya.
Berdasarkan fakta-fakta tersebut maka tidak mengherankan jika perusahaan-perusahaan saat ini berusaha keras untuk menerapkan sistem manajemen mutu yang diharapkan akan membantu mereka dalam meningkatkan mutu produk/layanan yang dihasilkan, mengontrol biaya-biaya, mengurangi kerusakan dan cacat pada produk, meningkatkan kepuasan konsumen, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.
B. Mutu
1. Mutu penting bagi Organisasi
Pengertian tentang mutu atau kualitas ini pada awalnya bersifat netral dan secara perlahan bergerak kearah yang lebih positip, diyakini bahwa upaya untuk meningkatkan mutu akan menyibukkan berbagai pihak selama beberapa dasawarsa mendatang agar suatu organisasi mampu bertahan pada masa globalisasi ini.
2. Proses Sertifikasi
Menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001-2000 bukanlah sesuatu hal yang akan didapat dalam sekejap, namun merupakan hasil usaha semua pihak yang ada dalam sesuatu organisasi. Sertfikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terdapat suatu organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang menjadi acuannya. Adanya sertifikasi ini memberikan bukti bahwa standar benar-benar sudah diterapkan, tetapi satu hal yang harus diperhatikan bahwa sertifikasi bukan menjadi tujuan akhir, sebab banyak organisasi yang mengejar tanpa disertai upaya untuk melakukan peningkatan atas kinerja sistemnya.
Setidaknya ada tiga hal mendasar yang sangat mempengaruhi tingkat kesuksesan suatu produk atau layanan di pasaran, yaitu harga, ketersediaan, dan mutu/kualitas. Konsumen sangat membutuhkan produk atau layanan yang bermutu tinggi dan tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan harga yang terjangkau dan sesuai dengan manfaat yang akan diperoleh. Organisasi atau perusahaan akan dapat sukses dan mampu bersaing di pasaran jika tingkat kepuasan pelanggan terhadap pemakaian produk dan layanannya cukup tinggi. Faktor harga dan ketersediaan adalah fitur transient saja, dalam arti pengaruhnya tidak berlangsung lama setelah terjadi transaksi. Lain halnya dengan mutu, yang mempunyai pengaruh dan implikasi yang cukup panjang, karena mutu suatu produk atau layanan ditentukan dari tingkat kesuksesan kegunaan produk atau layanan tersebut selama pemakaiannya (tidak terbatas pada point of sales saja).
Makna mutu atau kualitas suatu produk atau layanan sendiri erat kaitannya dengan: tingkat kesempurnaan, kesesuaian dengan kebutuhan, bebas dari cacat, ketidaksempurnaan, atau kontaminasi, serta kemampuan dalam memuaskan konsumen. Konsumen adalah pihak yang paling tepat dan adil dalam menilai masalah mutu dari produk atau layanan yang kita sediakan. Sebuah produk atau layanan yang memiliki fitur atau manfaat yang memuaskan kebutuhan konsumen dapat disebut sebagai produk atau layanan yang bermutu, demikian pula sebaliknya, produk atau layanan yang memiliki fitur atau manfaat yang tidak memuaskan kebutuhan konsumen dapat disebut sebagai produk atau layanan yang tidak bermutu. Anda akan dapat menilai tingkat kepuasan konsumen terhadap produk Anda melalui melalui berbagai cara, seperti feedback langsung dari konsumen, atau juga bisa dilihat dari tingkat kerugian penjualan, turunnya market share, dan pada akhirnya adalah kerugian bisnis. Pada pasar dengan tingkat persaingan usaha yang sangat ketat, mutu dari suatu produk atau layanan yang ditawarkan akan memiliki peranan yang sangat strategis terhadap perkembangan bisnis.
C. Sistem Manajemen Mutu
1. Langkah-langkah dasar menerapkan ISO secara nasional dan internasional sebagai berikut:
a. Oragniasasi menetapkan komitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu.
b. Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001-2000 pada unit-unit organisasi yang telah ditetapkan.
c. Penetapan/penunjukan lembaga sertifikasi . Pertimbangan utama dalam melakukan penunjukan lembaga sertifikasi antara lain antara lain status akreditasi, kredibitas dan pengakuan atas lembaga sertifikasi.
d. Penilaian semua aspek manajemen dan pelaksanaan kegiatan. Penilaian dilakukan dalam 2 (dua) bentuk yaitu penilaian/Audit internal dan Penilaian Eksternal yang dilakukan oleh Tim Auditor dari Lembaga Sertfikasi Independen.
e. Pemberian Sertifikasi ISO 9001:2000. Sertifikat dapat dapat diberikan apabila organisasi sudah dianggap layak dan memenuhi criteria yang ditetapkan alam standar ISO 9001:2000 serta usdah tidak ditemukan lagi ketodkasesuaikan yang masuk dalam kategori MAJOR. Masa berlakunya sertifikat ini adalah selama 3 (tiga) tahun setelah diterimanya sertifikat.
f. Surveilen/Pengawasan ulang. Dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan sekali setelah diterimanya sertifikat yang dimaksudkan untuk mengevaluasi efektifitas penerapan ISO 9001:2000 serta apabila terjadi perubahan/perkembangan yang dilakukan dalam penerapan sistem.
Adalah sesuatu yang tidak mungkin perusahaan mempunyai kemampuan untuk menghasilkan dan mempertahankan suatu produk yang bermutu tanpa disertai adanya manajemen proses yang matang dan rapi di dalamnya. Mutu yang baik tidak akan dapat diraih hanya dengan mengandalkan keberuntungan semata, tapi mutlak harus dengan cara penerapan manajemen bisnis yang baik.
Sistem manajemen mutu akan memberikan kemampuan kepada perusahaan atau organisasi dalam melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapabilitas bisnis Anda. Dengan adanya sistem mutu diharapkan perusahaan Anda akan lebih terbantu dalam mencapai, mempertahankan, dan meningkatkan mutu produk atau layanan yang Anda sediakan secara ekonomis. Sistem manajemen mutu akan sangat membantu Anda untuk dapat bertindak dengan lebih baik dibanding sebelumnya.
D. Standarisasi Sistem Mutu
1. Manfaat yang dapat diambil dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 sebagai berikut:
a. Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang terdokumentasi.
b. Meningkatkan semangat kerja karyawan karena adanya kejelasan kerja sehingga tercapai efesiensi.
c. Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku diseluruh organisasi.
d. Menungkatnya pengawasan terhadap pengelolaan pekerjaan.
e. Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja.
2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sertifikasi sistem manajemen ISO 9001:2000
a. Audit Internal
Audit internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan keharusan dalam penerapan standar ISO 9001:2000, yang bertujuan untuk memantau sistem mutu dengan melakukan verifikasi kesesuaian dan keefektifan kegiatan penerapan standar acuan serta kebijakan –kebijakan yang sudah ditentukan. Kegiatan audit internal ini sepenuhnya menjadi tanggungjawab Wakil Manajemen (WM).
b. Surveilen
Sesuai dengan perjanjian yang telah diesepakati dengan pihak lembaga sertifikasi, kegiatan surveillen diprogramkan akan dilakukan setidaknya dua kali dalam setahun oleh lembaga sertifikasi.
c. Evaluasi Kerja
Evaluasi kerja ini dilakukan sebagai wahana bagi organisasi dalam memperoleh masukan dari mitra kerja dalam memberikan pelayanannya.
d. Evaluasi dilakukan melalui beberapa cara antara lain:
1. Wawancara langsung dengan mitra kerja
2. Mengirimkan daftar isian (kuesioner) kepada mitra kerja yang telah mendapatkan pelayanan.
e. Tinjauan Manajemen
Sebagaimana halnya dengan audit internal, tinjauan manajemen ini juga merupakan keharusan atau wajib dilakukan dalam penerapan ISO 9001:2000. Tinjauan manajemen ini dilakukan dalam bentuk rapat lengkap yang dipimpin langsung oleh pimpinan pucak.
f. Materi-materi pokok yang diangkat untuk dilakukan pengkajian antara lain:
1. Kegiatan audit internal
2. Tindakan perbaikan
3. Hasil evaluasi kerja
4. Isue-isue lain yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001:2000
Ketika membeli suatu produk atau layanan dari suatu perusahaan tentunya berharap akan mendapatkan produk atau layanan dengan kualitas atau mutu yang persis sama seperti yang mereka janjikan. Jaminan bahwa akan mendapatkan kualitas barang atau layanan yang sesuai dengan harapan tersebut, hanya dapat diberikan oleh perusahaan yang telah memiliki sertifikasi suatu standar sistem mutu.
Mengapa standarisasi itu penting? Sebagai pembeli atau pengguna suatu produk tentunya kita akan merasa sangat terganggu dan kecewa ketika produk yang telah dibeli tersebut ternyata memiliki kualitas yang sangat buruk, tidak layak pakai, tidak cocok dengan peralatan yang telah kita miliki sebelumnya, mudah rusak, atau berbahaya jika digunakan. Sebaliknya ketika produk yang dibeli atau digunakan telah memenuhi keinginan dan harapan kita dan tidak menimbulkan masalah selama pemakaiannya, kita kadang merasakan kenyamanan tersebut sebagai hal yang biasa saja. Itulah sebagian gambaran dimana kita terkadang kurang peduli terhadap peran dari suatu standar sistem mutu dalam meningkatkan level kualitas/mutu, keamanan, ketahanan, efisiensi, dan interchangeability dari suatu produk yang kita gunakan. Suatu standar mutu memberikan kontribusi yang sangat besar pada segenap aspek kehidupan kita, walaupun kadang kontribusinya sering tidak kita sadari.
Lantas, peran seperti apa yang dapat dilakukan oleh suatu standar sistem mutu seperti ISO 9000, TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldrige dalam membantu kesuksesan suatu perusahaan? Sistem-sistem tersebut merupakan tool atau alat untuk membantu perusahaan agar bekerja dengan lebih terorganisir serta membantu pengelolaan dan pengontrolan proses bisnis yang berjalan di perusahaan dengan berpegang pada standar mutu yang telah ditetapkan. Sistem mutu seperti ISO 9000, TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldrige adalah suatu sistem yang telah teruji dan terbukti luas di dunia. Salah satu keuntungan penerapan suatu sistem mutu tersebut yaitu tidak perlu lagi membuat suatu standar sistem mutu baru, yang perlu lakukan hanyalah mengadaptasi sistem tersebut untuk disesuaikan dengan model bisnis dan kondisi perusahaan. Pemilihan suatu sistem mutu yang akan kita adopsi sangat ditentukan oleh beberapa faktor, diantaranya adalah regulasi perusahaan, sasaran bisnis, konsumen dan target pasar, bidang usaha, dan skala bisnis perusahaan.
Dengan penerapan suatu sistem mutu tertentu seperti ISO 9000, QS-9000, atau yang lain, tentunya akan membawa dampak positif bagi bisnis, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang kita sediakan. Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain. Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan perusahaan secara signifikan.

E. Kesimpulan
Pada pasar dengan tingkat persaingan bisnis yang ketat, perusahaan harus memiliki produk atau layanan dengan mutu yang baik dan tinggi agar tetap dapat meningkatkan nilai kompetitif perusahaan. Mutu yang baik hanya bisa dihasilkan oleh perusahaan yang memiliki sistem manajemen mutu yang handal. Tapi sistem manajemen mutu hanyalah sebuah alat yang membantu untuk bekerja secara lebih efektif dan efisien. Ukurlah keberhasilan perusahaan dengan tingkat kepuasan konsumen pada produk atau layanan yang diberikan, bukan dari keberhasilan untuk mendapatkan sertifikasi suatu standar sistem mutu tertentu. Dan perlu diingat, produk dan layanan perusahaan yang akan menciptakan konsumen dan pendapatan, bukan sistem manajeman mutu yang diper gunakan.






DAFTAR PUSTAKA
Hadiwiardjo, Bambang H. & Sulistijarningsih Wibisono. Memasuki pasar Internasional dengan ISO 9000. Jakarta : Ghalia Indonesia, 1996.
The International Organization for Standardization. Guidance on ISO 9001:2000 clause 1,2 application. ISO Bulletin No 524,2000.
The International Organization for Standardization. Quality manajement systems: Terms and vocabulary ISO 9000:2000. Geneva: ISO, 2000.
The International Oragnization for standardization. Quality management systems: Terms and vocabulary ISO 9001:2000. Geneva: ISO, 2000.