RENLI FERDIAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
PT. Pupuk Sriwidjaja yang berdiri pada tanggal 24 Desember 1959 di Palembang merupakan pelopor produsen pupuk di Indonesia dengan kegiatan usaha memproduksi pupuk urea. Hingga pada penghujung usianya yang ke-49 ini kapasitas terpasang pruduksi pupuk urea PT. Pupuk Sriwidjaja adalah sebesar 2.262.000 ton pertahun dan amoniak 1.449.000 pertahun. Hasil produksi yang besar ini dipasarkan dan didistribusikan baik untuk keperluan dalam negeri maupun untuk keperluan ekspor.
Guna memperlancar kegiatan pemasaran dan distribusinya sampai ke daerah, PT. Pupuk Sriwidjaja memiliki sarana dan prasarana mandiri yang diantaranya :
1. Unit Pengantongan Pupuk (UPP)
UPP Cilacap, UPP Surabaya, UPP Meneng, UPP Belawan dan Perwakilan Semarang.
2. Perwakilan Pusri Daerah (PPD)/Pwk)
PPD Sumut, PPD Sumbar, PPD Sumsel, PPD Lampung, PPD Jabar, PPD Jateng, PPD D.I. Yogyakarta, PPD Jatim, Pwk. NTB, Pwk. Sulsel ,PPD Jambi, PPD Bengkulu, PPD Kalsel/teng, PPD Kalbar.
3. Gudang Penyimpanan Pupuk (GPP)
Tersebar di Kota, Kabupaten dan Kecamatan di seluruh wilayah Indonesia.
4. Perbengkelan
Untuk keperluan peralatan pabrik PT. Pusri memiliki sarana perbengkalan sebagai berikut :
a. Bengkel Mesin
b. Bengkel Pipa dan Las
c. Bengkel Listrik dan Instrumen
d. Bengkel Alat-alat bantuan atau Alat Berat
e. Bengkel Kayu
5. Laboratorium
Unit ini bertugas melakukan analisis kimia, laboratorium tersebut terdiri dari :
a. 1 unit laboratorium utama
b. 4 unit laboratorium kontrol yang terdapat di masing-masing pabrik.
6. Dermaga Khusus (Dersus)
a. Dermaga Pusri I, untuk melayani pengankutan amoniak (NH3) cair, urea in bag dan barang-barang lainnya (general cargo).
b. Dermaga Pusri II dan V untuk melayani pemuatan urea curah.
c. Dermaga Pusri III dan Pusri IV untuk pemuatan urea in bag.
7. 7 Unit Kapal Pengangkut Urea Curah, yaitu :
a. KM. Otong Kosasih
b. KM. Julianto Moeldihardjo
c. KM. Mochtar Prabu Mangkunegara
d. KM. Pusri Indonesia
e. KM. Abusamah
f. KM. Ibhrahim Zahier
g. KM. Soemantri Brodjonegoro
8. 1 Unit Kapal Pengangkut Amoniak (NH3) yaitu KT. Sultan Mahmud Badaruddin II.
9. 595 Unit Gerbong Kereta Api.
Dari fasilitas yang memadai sebagaimana disebutkan diatas telah mendorong kami dalam rangka melaksanakan Praktek Darat (Prada) di PT. Pupuk Sriwidjaja khususnya pada Departemen Perkapalan dan Pengantongan bersama Staff Angkutan Laut.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan di atas, maka kami mencoba untuk mengangkat suatu permasalahan yaitu :
“Apakah Peran Departemen Perkapalan dan Pengantongan serta Staff Angkutan Laut dalam Mendukung Kelancaran Pengadaan Pupuk ke Tingkat Daerah di Indonesia”
C. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN
Dalam pembahasan ini kami melaksanakan penelitian di Departemen Perkapalan dan Pengantongan (Departemen Paltong) bersama Staff Angkutan Laut.
D. TUJUAN DAN MANFAAT
Adapun tujuan penulis dalam melaksanakan di PT. Pupuk Sriwidjaja Pusat Palembang ini adalah :
1. Demi menyelesaikan tugas makalah atau matakuliah seminar
2. Untuk mempelajari struktur dan manajemen di Departemen Pengapalan dan Pengantongan (Paltong) khususnya pada Dinas Operasi Kapal bersama Staff Angkutan Laut di PT. Pupuk Sriwidjaja.
3. Memahami lebih jauh dalam penyelesaian masalah-masalah administrasi perkapalan, crewing, klaim dan charter sesuai dengan bidang Ketatalaksanaan Angkutan Laut dan Kepelabuhanan.
4. Sebagai pengalaman kerja yang berharga di salah satu perusahaan besar manufaktur di Indonesia yang memiliki armada laut berikut manajemen yang mandiri dan berpotensi sebagai pendukung kelancaran pemasaran dan distribusi yang efisien.
BAB II
MATERI LAPORAN
A. PEMBAHASAN
Telah kita ketahui bersama bahwa negara Indonesia merupakan Archipelago atau suatu negara kepulauan, sehingga diperlukan suatu armada laut yang handal demi mendukung prinsip 6 tepat dalam strategi pemasaran dan pendistribusian PT. Pupuk Sriwidjaja yaitu : Tepat Waktu, Tepat Jumlah, Tepat Tempat, Tepat Jenis, Tepat Kualitas dan Tepat Harga.
Sebagaimana telah dijelaskan diatas PT. Pupuk Sriwidjaja memiliki 7 Unit Kapal Pengangkut Urea Curah dan 1 Unit Kapal Pengangkut Amoniak (NH3) cair yang mana berada dibawah Departemen Pengapalan dan Pengantongan (Paltong).
PT. Pusri sebagai Badan Usaha Milik Negara yang menaungi badan usaha produsen pupuk di seluruh Indonesia merupakan produsen terbesar bagi konsumennya terutama petani dalam menghasilkan tanaman pangan maupun non pangan yang berkualitas. Sebagai produsen terbesar PT. Pusri harus senantiasa menjaga ketersediaan pupuk bagi konsumennya dengan menggunakan saluran distribusi yang tepat, sehingga pupuk bisa sampai ke konsumen tanpa mengalami keterlambatan dan sesuai sasaran atau kebutuhan.
Untuk mendukung kelancaran distribusi pupuk ke daerah maka PT. Pusri membentuk suatu unit kerja setingkat departemen yang khusus menangani masalah distribusi pupuk ini. Pendistribusian pupuk ke seluruh wilayah Indonesia menggunakan kapal curah milik PT. Pusri. Namun mengingat jumlah kapal milik PT. Pusri yang berjumlah 7 kapal curah dan 1 kapal tanker amoniak tidak seimbang dengan permintaan yang terus menerus meningkat. Untuk itu demi kelancaran distribusi pupuk ini maka PT. Pusri mengupayakan usaha charter (sewa) kapal dengan Perusahaan/Agen Pelayaran.
Suatu unit kerja yang memegang peran penting dalam menjaga ketersediaan pupuk di dalam negeri adalah Staff Angkutan Laut yang berada dibawah naungan Departemen Perkapalan dan Pengantongan. Tugas utama Staff Angkutan Laut yaitu merencanakan dan menyediakan kapal sewa charter dalam menunjang kelancaran distribusi pupuk curah maupun in bag sesuai dengan permintaan di PPD/Perwakilan.
B. STRUKTUR ORGANISASI PT. PUPUK SRIWIDJAJA
Sistem organisasi PT. Pusri menganut system organisasi garis dan staf (line and staf organization). Dalam susunan dewan direksi terdapat Direktur Utama, Direktur Produksi, Direktur Keuangan, Direktur Teknik dan Pengembangan, Direktur Pemasaran dan Direktur SDM dan Umum.
1. Direktur Utama
Membawahi Sekretaris Perusahaan, Satuan Pengawas Intern (SPI), Direktur Produksi, Direktur Keuangan, Direktur Teknik dan Pengembangan, Direktur Pemasaran, Direktur SDM dan Umum. SPI membawahi Departemen Humas dan Hukum, Kelompok Corporate Lawyer, Departemen Informasi Bisnis. Direktur Produksi membawahi Kompartmen Produksi, Departemen Pemeriksaan, Keselamatan dan Lingkungan. Kompartmen Produksi mambawahi Departemen Operasi I dan II, Departemen Pemeliharaan dan Departemen Produksi.
2. Direktur Pemasaran
Membawahi Kompartmen Niaga, Departemen Pengadaan dan Ekspor dan Departemen Perkapalan dan Pengantongan. Kompartmen Niaga membawahi Departemen Pemasaran Wilayah I, dan II. Departemen Pengadaan dan Ekspor membawahi Dinas Pengadaan Dalam Negeri, Dinas Ekspor dan Impor.
3. Direktur Teknik dan Pengembangan
Direktur Teknik dan Pengembangan membawahi Kompartmen Teknik dan Jasa, Kompartmen Perencanaan dan Pengembangan dan Departemen Logistik. Kompartmen Teknik dan Jasa membawahi Deprtemen RBP dan Departemen jasa-jasa Teknik yang bertugas meningkatkan efisiefnsi, optimalisasi pabrik dan modifiksi peralatan sistem pabrik. Kompartemen Perencanaan dan Pengembangan mambawahi Departemen Penelitian dan Pengembangan, Departemen Perencanaan Sistem Manajemen dan Departemen Teknologi Sistem Informasi bertanggan jawab ats pengolahan data dan sistem informasi.
4. Direktur Keuangan
Direktur Keuangan membawahi Kompartmen keuangan, Departemen Administrasi dan Analisis Keuangan Korporasi, Departmen Operasional dan PengembanganKorporasi. Kompartmen Keuangan membawahi Departemen Keuangan dan Departemen Akuntansi.
5. Direktur SDM dan Umum
Direktur SDM dan Umum membawahi Kompartmen Umum dan Hub. Industrial, Kantor Jakarta, Departemen Tenaga Kerja dan Departemen Pendidikan dan PElatihan Sumber Daya Manusia. Kompartemen Umum dan Hub. Industrial membawahi Departemen umum, Departemen Sekuriti dan Departemen Kemitraan Usaha Kecil dan Bina Lingkungan.
Adapun sifat manajemen yang diterapkan adalah manajemen partisipatif, yaitu karyawan diikutsertakan dalam pengambilan keputusan ataupun kebijakan di PT. Pusri. Selain itu system pendelegasian wewenangnya memegang peran penting dalam kelancaran proyek dan operasional. Perusahaan mempunyai pandangan dan sikap yang menjadi landasan bagi setiap karyawan dalam melaksanakan tugas guna pengembangan mutu dan produktivitas kerja. Pandangan dan sikap tersebut berupa pengabdian, disiplin, profesionalisme, kerja terpadu, kepedulian lingkungan, pelayanan yang baik dan prestasi yang berkualitas.
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI
DIREKTORAT PEMASARAN DENGAN MANAJEMEN PEMASARAN
PT PUPUK SRIWIDJAJA
(Per 28 Januari 2009)
Keterangan :
Garis komando/wewenang (top down) dan aliran informasi/pertanggungjawaban (bottom up)
Garis koordinasi dan aliran informasi
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI
DIREKTORAT PEMASARAN DENGAN MANAJEMEN PALTONG
SERTA STAFF MANAJER BIDANG ANGKUTAN LAUT
PT PUPUK SRIWIDJAJA
(Per 28 Januari 2009)
Keterangan :
Garis komando/wewenang (top down) dan aliran informasi/pertanggungjawaban (bottom up)
Garis koordinasi dan aliran informasi
C. URAIAN KHUSUS DI LINGKUNGAN DIREKTORAT PEMASARAN
Kegiatan utama dalam susunan Direktorat Pemasaran PT. Pupuk Sriwidjaja ini adalah untuk mencapai laba maksimal yang didalamnya telah terjadi kerja sama yang saling terkait satu sama lain dalam usaha pemasaran, pengadaan, distribusi, pemasaran dan penjualan, ekspor dan impor serta perkapalan dan pengantongan.
Direktorat Pemasaran bertanggung jawab atas pengelolaan pemasaran pupuk serta komoditi bisnis lainnya secara efektif dan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Selain itu bertanggung jawab atas pelaksanaan dari perencanaan dan pengelolaan pengadaan dan pendistribusian pupuk agar penyalurannya dapat terlaksana sesuai dengan rencana.
Tugas dan tanggung jawab dalam lingkungan Direktorat Pemasaran di serahkan kepada General Manajer Pemasaran sebagai koordinator dan perencana strategi pemasaran. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah :
1. Mengkooridinasikan dan bertanggungjawab atas perencanaan dan pengelolaan pemasaran pupuk serta komoditi bisnis lainnya secara efektif.
2. Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan mengelola pengadaan dan pendistribusian pupuk agar penyaluran pupuk dapat terlaksana sesuai rencana.
3. Merumuskan strategi dan mengkoordinasikan pelaksanaan program pemasaran pupuk serta komoditi lainnya guna mencapai kueuntungan penjualan yang optimal.
4. Mengkoordinsikan dan bertanggung jawab atas perencanaan dan pengelolaan atas sistem dan prosedur serta penggunaan sistem dan teknologi informasi dalam mendukung kelancaran kegiatan pemasarna pupuk dan komoditi lainnya.
5. Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab atas perencanaan dan pengelolaan aktivitas analisis (analisa kegiatan dan biaya), riset, kajian, intelijensi pasar, penyuluhan, promosi serta optimasi asset yang berkaitan dengan pemasaran dalam rangka tercapainya program pamasaran.
Dalam upaya mengkoordinasikan dan bertanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan mengelola pengadaan dan pendistribusian pupuk khususnya melalui Angkutan Laut, maka Direktorat Pemasaran dibantu oleh unit kerja yaitu Departemen Perkapalan dan Pengantongan.
1. Departemen Perkapalan dan Pengantongan (Paltong)
Direktur Pemasaran dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dibantu oleh Manajer Perkapalan dan Pengantongan (Paltong) dalam mendistribusikan pupuk dan komoditi lainnya ke unit pemasaran di daerah. Adapun tugas dari Manajer Paltong, antara lain :
a. Mengelola dan mengkoordinasikan kesiapan kapal (sea worthiness) secara fisik dan kesiapan kru kapal sesuai dengan ISM (International Safety Management) Code, ISPS (International Ship and Port (Facilities) Security) Code, IMO (International Marine Organization) Regulation dan STCW (Safety Training Certificate of Wacthkeeping) berserta logistic kapal untuk keamanan pelayaran.
b. Mengelola dan mengkoordinasikan rencana pemeliharaan kapal rutin, termasuk pembuatan repair list beserta akuntabilitasnya di dalam pelaksanaan docking kapal agar kapal dapat beroperasi dengan baik.
c. Mengelola dan mengkoordinasikan pengoperasian kapal untuk angkutan pupuk, amoniak dan atau komoditi lain baik curah maupun in bag dengan kapal milik dan atau kapal sewa dalam rangka realisasi program penjualan PT. Pupuk Sriwidjaja pada skala unit kerja.
d. Melakukan Kerjasama Operasi (KSO) bisnis jasa angkutan kapal ke pasar luar negeri (ekspor) yang terencana dan terkoordinir denga tetap memberikan prioritas utama pada kebutuhan jasa angkutan internal PT. Pupuk Sriwidjaja di skala unit usaha.
e. Melakukan analisis pengembangan armada kapal milik dan system angkutan lainnya termasuk penyewaan kapal/tongkang dan kajian perencanaan pembelian kapal baru untuk meningkatkan efisiensi sarana distribusi kapal.
f. Merencanakan dan mengendalikan operasional UPP/Perwakilan (termasuk operassional MBS (Mobile Bagging System)) untuk memenuhi kebutuhan pengadaan dalam negeri baik dari PT. Pupuk Sriwidjaja maupun dari produsen pupuk lainnya.
g. Mengkoordinasikan pengantongan pupuk ex kapal curah atau pengantongan komoditi lainnya untuk memenuhi kebutuhan pengadaan pupuk.
Manajer Paltong dalam melaksanakan tugas dan bertanggung jawabnya mengatur perencanaan dan koordinasi seluruh aktivitas operasi kapal, pemeliharaan kapal, operasi pengantongan, sertifikasi kapal milik, crewing dan perlengkapan kapal, kontrak kerjasama baik perkapalan maupun pengantongan, serta pembuatan laporan bulanan dan tahunan sehingga selalu dapat terpantau pencapaian sasaran operasional dengan jumlah pengeluaran yang efisien.
Untuk itu Manajer Paltong dibantu oleh para staf manajernya yang saling berkoodinasi baik secara intern maupun dengan pihak lain, diantaranya adalah :
a. Asisten Manajer Operasi Kapal
Untuk menjamin kesiapan perencanaan jadwal pelayaran kapal-kapalnya, maka Manajer Paltong juga membawahi Asisten Manajer Operasi Kapal. Selain itu Ass. Man. Operasi Kapal juga wajib melaksanakan evaluasi jadwal pelayaran operasional kapal yang dalam hal ini adalah kapal-kapal milik maupun kapal sewa demi kelancaran kegiatan pendistribusian pupuk secara efektif dan efeisien sesuai kebutuhan dengan mempertimbangkan kondisi stock pupuk baik di tingkat produsen maupun UPP/Perwakilan.
Kemudian agar terjaminnya komunikasi yang efisien dalam kegiatan operasionalnya, Ass. Man. Operasi Kapal melakukan koordinasi secara terus-menerus dengan unit-unit terkait yang antara lain unit Produksi, Pemasaran/Pengadaan Dalam Negeri dan UPP/Perwakilan.
Diperlukan pula koordinasi antara Ass. Man. Operasi Kapal dengan Ketua DPA (Designated Person Ashore) sesuai dengan ISM Code dan CSO (Company Security Officer) berdasarkan ISPS Code dalam menjamin terlaksananya ketaatan terhadap peraturan dan persyaratan kapal dan pelayarannya.
Sehubungan dengan penanganan KT. Sultan Mahmud Badaruddin II, pihak Ass. Man. Operasi Kapal juga mengatur penjualan ruang muat baik untuk pasar domestic maupun pasar ekspor dengan bekerjasama dengan unit kerja terkait maupun kepada para buyer, trade, dan broker dalam maupun luar negeri untuk penambahan pemasukan perusahaan.
Terdapat beberapa Supervisor yang membantu tugas teknis dan non-teknis untuk membantu dan mengupayakan kelancaran kapal milik maupun kapal sewa di PT. Pusri, diantaranya adalah :
1) Supervisor Operasi Kapal
Supervisor Operasi Kapal bertugas merealisasikan sasaran angkutan dalam periode tiap bulan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Kemudian menyusun jadwal pelayaran kapal milik termasuk mengoptimalkan KT. Sultan Mahmud Badaruddin II dan kapal sewa khusus curah sehingga tersedianya ruang muat kapal untuk produsen dan terpenuhinya permintaan pupuk di daerah. Melakukan analisis cost and benefit, biaya operasional kapal dan melakukan evaluasi performance mingguan, bulanan serta melaksanakan monitoring dan koordinasi internal/ekstrenal sedini mungkin demi mendapatkan informasi kondisi persediaan di tingkat produsen, di UPP dan PPD/Perwakilan.
Supervisor Operasi Kapal juga harus memiliki pemahaman yang baik terhadap ketentuan kru diatas kapal berkaitan dengan peraturan pelayaran baik yang bersifat regional nasional dan internasional yang berlaku, termasuk kode-kode persyaratan di lingkungan kapal.
2) Supervisor Usaha dan Agen
Supervisor Usaha dan Agen sebagai koordinator dan berkewajiban untuk memonitor jadwal kedatangan kapal dalam usaha pemenuhana target pemenerimaan pupuk urea curah sesuai dengan jumlah dan waktu yang telah direncanakan.
Mengkoordinasikan pelaksanaan pembongkaran pupuk urea curah, penyandaran dan pemberangkatan kapal milik untuk menekan discharge time, working time, delay time dan bersama unit kerja terkait beranggung jawab dalam meminimalis susut pupuk (natural loss), trmasuk memberi umpan balik kepada unit kerja terkait dalam rangka optimalisasi formula perhitungan susut pupuk.
Supervisor Usaha dan Agen juga sebagai pelaksana, pengatur dan pengawas dalam hal pengurusan dokumen-dokumen kapal milik dan keperluan-keperluan apal lainnya demi kelancaran operasional dan berusaha menghindari kemungkinan pengenaan sanksi dari instasi terkait. Adapun tugas tambahan lain yang dibebankan kepada Supervisor Usaha dan Agen adalah mencari peluang untuk mengembangkan usaha di bidang keagenan untuk memperluas uasaha unit kerja.
3) Supervisor Crewing, Administrasi dan Perlengkapan Kapal
Selanjutnya adalah Supervisor Crewing, Administrasi dan Perlengkapan Kapal yang bekerjasama dengan unit kerja terkait bertugas melaksanakan tertib administrasi umum ketenagakerjaan, kebutuhan dan mutasi para Nahkoda dan Awak Kapal secara cepat dan efisien dalam menunjang program kerja di Departemen Paltong.
Selain itu Supervisor Crewing, Administrasi dan Perlengkapan Kapal juga bertugas menyediakan kebutuhan sarana dan perlengkapan kapal sesuai rekomendasi unit kerja yang berwenang.
b. Asisten Manajer Pemeliharaan Kapal
Departemen Paltong dibantu pula oleh Ass. Man. Pemeliharaan Kapal yang bertugas merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi pemeliharaan kapal agar kapal tetap siap pakai untuk kepentingan operasional. Termasuk menjamin pengawasan biaya maintenance/docking sehingga tidak melampaui batas budget yang telah ditentukan. Berkoordinasi dengan Ketua DPA dan Ketua CSO dalam menjamin tidak adanya rekomendasi pihak eksternal yang bersifat mayor yang mengakibatkan kapal tidak laik laut.
Tugas Ass. Man. Pemeliharaan Kapal yang lain adalah mengevaluasi rencana kerja dan anggaran untuk pemeliharaan kapal-kapal milik agar dapat meminimalisir pemborosan anggaran.
Demikian besar tugas dan tanggung jawab Ass. Man. Pemeliharaan Kapal karena berhubungan dengan masalah teknis dan koordinasi, untuk itu Ass. Man. Pemeliharaan Kapal dibantu oleh 2 Supervisor Pemeliharaan Kapal. Adalah Supervisor Pemeliharaan Kapal I dan II yang bertugas melakukan survey kondisi untuk kemudian membuat daftar item-item yang perlu diperbaiki baik itu secara rutin maupun docking. Tugas yang lain yaitu membuat rencana kerja/jadwal pemeliharaan dan anggaran untuk pemeliharaan kapal-kapal milik.
Ass. Man. Pemeliharaan Kapal juga dibantu oleh Superitenden Operasi dan Pemeliharaan yang bertugas merencanakan pengantongan dan pengeluaran sesuai dengan jadwal kedatangan kapal. Hal ini diperlukan agar dapat mempersiapkan penyandaran dan pembongkaran dengan tepat sehingga kapal tidak terhambat delay.
Untuk mendukung kelancaran distribusi pupuk ke daerah maka PT. Pusri membentuk suatu unit kerja setingkat departemen yang khusus menangani masalah distribusi pupuk ini. Pendistribusian pupuk ke seluruh wilayah Indonesia menggunakan kapal curah milik PT. Pusri. Namun mengingat jumlah kapal milik PT. Pusri yang berjumlah 7 kapal curah dan 1 kapal tanker amoniak tidak seimbang dengan permintaan yang terus menerus meningkat. Untuk itu demi kelancaran distribusi pupuk ini maka PT. Pusri mengupayakan usaha charter (sewa) kapal dengan Perusahaan/Agen Pelayaran.
2. Staff Angkutan Laut
Staff Angkutan Laut merupakan satu rangkaian kerja dengan Departemen Perkapalan dan Pengantongan. Adapun fungsi dan tugas pokok nya adalah sebagai berikut :
a. Tercapainya pengapalan pupuk ke tujuan sesuai dengan alokasi yang ditetapkan dalam Rakor (Rapat Koordinasi) yang diadakan tiap bulannya.
b. Mencari, memeriksa dan mengawasi serta memonitor kegiatan kapal yang disewa.
c. Pengapalan dilaksanakan dengan freight (uang tambang) yang berlaku di PT. Pusri.
d. Mengatur dan mengkoordinasikan dengan unit terkait kegiatan pengapalan dan pendistribusian pupuk ke daerah tujuan.
e. Memaksimalkan muatan ruang kapal.
f. Pengapalan secara optimal, dengan cara menyeleksi kapal yang akan disewa.
Dalam aktifitasnya Staff Angkutan Laut menerima rencana alokasi kebutuhan pupuk curah maupun in bag sesuai dengan Rakor (Rapat Koordinasi) antara Manajemen Pengadaan Dalam Negeri, Staff Angkutan Laut serta Manajemen Pemasaran Wilayah I dan II serta pihak-pihak terkait yang mana dilaksanakan tiap bulannya. Dalam rapat tersebut dibahas tentang evaluasi kegiatan pendistribusian bulan lalu serta perencanaannya untuk satu bulan kedepan.
Adapun permintaan pupuk yang ditujukan kepada Staff Angkutan Laut adalah berdasarkan kondisi persediaan di daerah yang mana dilaksanakan suatu koordinasi yang terus menerus dengan UPP/Perwakilan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi suatu kelangkaan pupuk di daerah dan juga menghindari terjadinya over stock di gudang daerah sehingga pengeluaran terhadap freight, biaya stevedoring, dan pergudangan dapat ditekan secara efisien.
Kemudian dalam pelaksanaanya saling berkoordinasi dengan Dinas Pengadaan Dalam Negeri, PPD/Perwakilan untuk mendistribusikan pupuk ke daerah-daerah yang dituju. Untuk merelisasikan rencana alokasi yang telah ditetapkan dalam Rakor tersebut Staff Angkutan Laut menindak lanjutinya dengan melakukan penawaran muatan bekerjasama dengan Perusahaan/Agen Pelayaran.
Dari jenis penawaran tersebut dapat dibedakan menjadi pupuk subsidi dan non-subsidi. Untuk usaha pertanian rakyat yang di dalam pendistribusiannya melalui distributor atau agen-agen PT. Pupuk Sriwidjaja maka ditetapkan harga pupuk subsidi, hal ini dilakukan untuk meringankan beban para petani didaerah agar mereka dapat membeli pupuk dengan harga yang terjangkau.
Namun bagi sektor industri perkebunan ditetapkan dengan harga non-subsidi, hal ini dilakukan karena sektor industri khususnya perkebunan dinilai masih cukup memiliki penghasilan feed back yang memadai untuk melaksanakan anggaran rutinnya terhadap kebutuhan pupuk.
Dalam melakukan perjanjian dan Perusahaan/Agen Pelayaran, PT. Pusri mempunyai kriteria khusus dalam menentukan tarif, yaitu :
a. Jarak yang ditempuh antara pelabuhan muat ke pelabuhan bongkar.
b. Sarana dan prasarana yang dimiliki pelabuhan tujuan.
c. Kesulitan alur pelayaran menuju pelabuhan tujuan.
Kemudian PT.Pusri meminta Perusahaan/Agen Pelayaran untuk mengapalkan pupuk berdasarkan :
a. Tonase
Adalah jumlah pupuk yang diminta oleh Perusahaan/Agen Pelayaran untuk dimuat
b. Tarif
Yaitu berdasarkan tarif yang berlaku di PT. Pusri
c. Kondisi dan tanggal pemuatan
Yaitu waktu kedatangan (ETA) dan kesiapan kapal di dermaga PT. Pusri untuk melaksanakan pemuatan
d. Penagihan uang tambang / freight
Setelah pemuatan dan pengapalan pupuk, maka Perusahaan/Agen Pelayaran menagih uang tambang / freight sebesar 70 % dari jumlah muatan berdasarkan BAR (Berita Acara Rampung) Muat dan setelah pupuk sampai di daerah tujuan sesuai dengan BAR (Berita Acara Rampung) Bongkar maka perusahaan berhak atas 30 % uang sisa tagihan tersebut dan tentunya dengan memperhitungkan besarnya klaim jika ternyata ada keterlambatan ataupun pupuk yang rusak.
Bagi kapal yang telah ditunjuk harus tiba berdasarkan lay can / lay days yang ditetapkan dan dalam keadaan siap untuk melakukan kegiatan pemuatan.
Manajer Pueks sebagai PFSO (Port Facility Security Officer) yang diatur dalam ISPS Code (International Ship and Port Facility Security) Code yaitu bertanggung jawab untuk mengetahui kapal-kapal yang akan melaksanakan kegiatan dilingkungannya. Maka dari itu pihak kapal dalam hal ini SSO (Ship Security Officer) harus berkoordinasi dengan staff Pueks untuk memastikan bahwa kapalnya mendapatkan ijin untuk sandar di dermaga yang telah ditunjuk berdasarkan standar keamanan dan keselamatan yang telah ditetapkan.
Untuk melaksanakan pemuatan, maka pihak kapal menghubungi Superintenden Ekspedisi dan Dermaga Khusus sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap pemuatan agar mendapatkan ijin untuk melakukan kegiatan pemuatan pupuk baik itu curah maupun in bag.
Diperlukan pelaksanaan tally pada saat kegiatan pemuatan pupuk ke kapal. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya short landed yang akan merugikan semua pihak, sehingga ketika terjadi permasalahan maka hasil tally / tally sheet dapat digunakan sebagai acuan pertanggung jawaban.
Setelah sampai di daerah tujuan, pupuk dibongkar di pelabuhan yang diawasi oleh PPD/Perwakilan setempat. Adapun dalam penbongkaran ini terdapat 4 (empat) sistem yang digunakan berdasarkan dengan perjanjian antara kedua belah pihak, yaitu :
a. FIOST (Free In Out Stowed and Trimmed)
Pemilik kapal dibebaskan dari biaya yang timbul dari pekerjaan pengaturan muat dan bongkar. Ketentuan ini disebut juga dengan Port To Port artinya biaya yang ditimbulkan hanyalah freight dari pelabuhan muat ke pelabuhan tujuan saja.
b. PTDS (Port To Door Service)
Pemilik kapal atau operator kapal melaksanakan pengapalan yang menjadi tanggung jawabnya mulai dari pebuhan pemuatan hingga tersusun rapi ke gudang tujuan, sesuai dengan kesepakatan yang tertuang dalam kontrak.
c. DTDS (Door To Door Service)
Pemilik atau operator kapal melaksankan pemuatan dan pengapalan yang menjadi tanggung jawabnya mulai dari gudang pemuatan hingga tersusun rapi ke gudang tujuan, sesuai dengan kesepakatan yang tertuang dalam kontrak.
d. DTPS (Door To Port Service)
Pemilik kapal atau operator kapal melaksanakan pemuatan dan pengapalan yang menjadi tanggung jawabnya mulai dari gudang pemuatan hingga pelabuhan tujuan, sesuai dengan kesepakatan yang tertuang dalam kontrak.
Berikut adalah tata urutan dalam rangka pendistribusian pupuk di oleh Staff Angkutan Laut.
a. Perencanaan
1) Rapat koordinasi dengan unit terkait membuat rencana alokasi pengadaan pupuk curah dan in bag dari masing-masing PPD/Perwakilan.
2) Melaksanakan penawaran ruang kapal kepada Perusahaan/Agen Pelayaran, dengan persayaratan sebagai berikut :
a) Perusahaan pelayaran harus terdaftar sebagai anggota INSA (Indonesia National Shipping Association).
b) Kapal / Tongkang dan Tug Boat harus terdaftar pada BKI (Biro Klasifikasi Indonesia) dan sertifikat yang masih berlaku.
c) Perusahaan pelayaran asing harus dilengkapi dengan ijin operasi dari Administrator Pelabuhan serta instansi yang berwenang.
d) Kapal harus memiliki single decker.
e) Kapal harus menyediakan dunnage (alas untuk pemadatan dalam pemuatan di dalam palka)
f) Kapal / Tongkang yang digunakan harus dilengkapi derek (crane) dengan SWL (Service Weight Limited) minimal 2 ton.
g) Melaporkan Ship Particulars dan Certificate Docking Kapal.
h) Batas umur maksimal untuk kapal berkonstruksi besi/baja adalah 40 tahun sedangkan untuk kapal berkonstruksi kayu maksimal 25 tahun.
b. Koordinasi dan pelakanaan
1) Melaksanakan pengapalan dengan sistem FIOST (Port To Port) yaitu pupuk dari dermaga PT. Pusri ke dermaga tujuan dengan prosedur sebagai berikut :
a) Mengajukan surat penawaran ruang kapal / permohonan muatan dari perusahaan pelayaran berikut data-data kapal yang ditujukan ke PT. Pusri Cq. Ass. Man. Angkutan Laut.
b) Memberikan persetujuan terhadap pengajuan penawaran ruang kapal dari perusahaan pelayaran jika alokasi tersedia.
c) Melaksanakan penerbitan Surat Perjanjian Angkutan Laut (SPAL).
2) Melaksanakan pengapalan dengan sistem PTDS (Port To Door Service) yaitu pengiriman pupuk dari dermaga PT. Pusri sampai tersusun rapi ke gudang tujuan.
3) Melaksanakan pengapalan dengan sistem DTDS (Door To Door Service) yaitu pengiriman pupuk dari gudang PT. Pusri sampai tersusun rapi ke gudang tujuan.
4) Melaksanakan pengapalan dengan sistem charter, dengan ketentuan :
a) Perusahaan pelayaran dan PT. Pusri selaku pemilik barang terikat kontrak pengapalan jangka panjang / pendek antara ain mengatur :
i. Perusahaan pelayaran menerima pembayaran uang sewa perhari yang besarnya sudah ditentukan di dalam kontrak.
ii. Biaya atas pelaksanaan pemuatan dan pembongkaran menjadi tanggung jawab pemilik barang (Cargo Owner).
iii. Perusahaan pelayaran bertanggung jawab atas muatan terhadap BAR Ex. Palka dari B/L pada saat penyerahan.
b) Pemilik kapal harus menyiapkan kapalnya laik laut.
c) Pemilik muatan atau pencaharter membuat jadual kapal berdasarkan hasil rakor bulanan/kebutuhan setiap bulannya.
BAB III
SIMPULAN DAN SARAN
A. SIMPULAN
Dari penulisan makalah ini kami berkesimpulan bahwa :
1. PT. Pupuk Sriwidjaja sebagai pelopor produsen pupuk di Indonesia dan memiliki peran yang sangat besar dalam melaksanakan pengadaan pupuk di dalam negeri bahkan luar negeri dalam bentuk pupuk urea maupun Amoniak (NH3).
2. Indonesia merupakan Negara kepulauan sehingga dalam menangani pengadaan pupuk di daerah dan ekspor diperlukan adanya peran Departemen Perkapalan dan Pengantongan serta Staff Angkutan Laut dalam mempersiapkan rencana, pelaksanaan dan pengawasan.
3. Peran dan tugas Departemen Perkapalan dan Pengantongan secara khusus dan mandiri menyelenggarakan pemeliharaan kapal-kapal milik dan berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait agar dapat beroperasi dalam rangka pendistribusian pupuk ke daerah.
4. Peran serta tugas Staff Angkutan Laut adalah menyelenggarakan pengadaan dan berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait untuk merencanakan dan melaksanakan pengadaan pupuk di daerah serta berkerjasama dengan Perusahaan/Agen Pelayaran.
B. SARAN
Adapun saran yang dapat kami berikan yaitu :
1. Adanya peningkatan mutu dan hasil produksi demi mendukung ketahanan produksi pangan dan non-pangan yang lebih baik.
2. Diperlukan pengadaan sarana pengangkut yang lebih baik, khususnya bagi kapal-kapal pengankut pupuk urea curah agar pendistribusian pupuk dapat berjalan efektif dan efisien.
3. Staff Angkutan Laut melaksanakan pengawasan dan pemeriksaan secara intensif terhadap kapal-kapal yang disewa baik kondisi fisik maupun pada saat bongkar dan muat untuk menghindari kerugian pada semua pihak.
4. Staff Angkutan Laut harus lebih selektif dalam menjalin kerjasama dengan pihak Perusahaan/Agen Pelayaran
>